Przygotowanie CV wymaga rozróżnienia danych potrzebnych do identyfikacji i kontaktu od informacji, które nie wspierają oceny kandydatury albo nadmiernie ingerują w prywatność. Imię, nazwisko, telefon i profesjonalny adres e-mail powinny być łatwo widoczne, natomiast zakres takich danych jak pełny adres, data urodzenia czy dodatkowe profile zależy od celu aplikacji i ich przydatności dla rekrutacji.
Podstawowe dane osobowe i kontaktowe w CV
Imię i nazwisko oraz wybrane dane kontaktowe tworzą podstawowy nagłówek CV. Umieść je w górnej części dokumentu, aby osoba prowadząca rekrutację mogła szybko zidentyfikować kandydata i nawiązać kontakt.
Najczęściej wystarczą numer telefonu i aktualny, profesjonalny adres e-mail. Informacje powinny być łatwo widoczne, a podany adres poczty elektronicznej powinien nadawać się do kontaktu rekrutacyjnego. Układ może być lewo- lub prawostronny albo wyśrodkowany, jeśli nie utrudnia odczytania danych.
Informacje, które można pominąć lub ograniczyć
Zakres danych w CV warto ograniczyć do informacji potrzebnych do kontaktu i oceny kandydatury na konkretne stanowisko. Pełny adres zamieszkania zwykle nie jest konieczny; w zależności od celu aplikacji wystarczy miejscowość. Datę urodzenia można pominąć, ponieważ nie musi znajdować się w każdym CV, nawet jeśli pracodawca może poprosić o nią w zakresie przewidzianym prawem.
Dodatkowe profile i materiały powinny wspierać aplikację, a nie tylko wydłużać dokument. Warto uwzględnić je wtedy, gdy pokazują kompetencje, projekty lub doświadczenie związane z ofertą.
- nieistotne wcześniejsze szkoły, wydziały i typy studiów, jeśli nie wspierają aplikacji;
- kursy i doświadczenia niezwiązane ze stanowiskiem;
- przypadkowe zainteresowania oraz bardzo długie listy cech;
- link do profilu zawodowego, portfolio lub strony internetowej, jeśli nie zawiera przydatnych materiałów.
Dane prywatne i wrażliwe, których nie należy umieszczać w CV
W standardowym CV nie umieszcza się danych, które nie pomagają ocenić kwalifikacji, a mogą zwiększać ryzyko naruszenia prywatności lub dyskryminacji. Dotyczy to zarówno identyfikatorów używanych poza rekrutacją, jak i informacji o życiu osobistym oraz szczególnie chronionych sferach życia.
- Identyfikatory i dane finansowe: numer PESEL, numer dokumentu tożsamości oraz numer rachunku bankowego.
- Informacje rodzinne: stan cywilny, liczba dzieci, plany rodzicielskie, imiona rodziców i nazwisko panieńskie.
- Dane dotyczące życia prywatnego: wyznanie, poglądy polityczne i orientacja seksualna.
- Informacje o zdrowiu: szczegóły stanu zdrowia oraz inne dane medyczne, jeśli nie są bezpośrednio potrzebne w rekrutacji.
- Informacja o karalności: nie powinna być dodawana rutynowo; może być wymagana tylko w przypadkach wyraźnie przewidzianych prawem.
Takie informacje nie stają się potrzebne tylko dlatego, że znajdują się w formularzu lub wzorze CV. Ich pominięcie pozwala zachować dokument skoncentrowany na doświadczeniu, kwalifikacjach i przydatności do stanowiska.
Klauzula dotycząca przetwarzania danych osobowych
Klauzula w CV porządkuje podstawę przetwarzania danych i zakres zgody kandydata. W bieżącej rekrutacji dane mieszczące się w zakresie art. 22¹ Kodeksu pracy mogą być przetwarzane na podstawie przepisów, bez dodatkowej zgody. Zgoda jest odrębnie potrzebna wtedy, gdy kandydat chce umożliwić wykorzystanie CV w przyszłych procesach rekrutacyjnych.
Taka zgoda powinna być dobrowolna, jednoznaczna i świadoma oraz odpowiadać treści ogłoszenia. Nie należy traktować jej jako automatycznego rozszerzenia udziału w aktualnym naborze. Obowiązek informacyjny obejmuje między innymi cel i podstawę prawną przetwarzania, okres przechowywania danych oraz prawa kandydata, dlatego ostateczna treść klauzuli zależy od ogłoszenia i aktualnych przepisów.
Bezpieczne przekazywanie CV
Bezpieczne przekazywanie CV polega przede wszystkim na ograniczeniu dokumentów do tych, które są potrzebne w rekrutacji, oraz na wyborze sposobu dostarczenia zapewniającego poufność. Nie dołączaj skanów dokumentów tożsamości ani prawa jazdy do zwykłej aplikacji, chyba że pracodawca wyraźnie wskaże konkretną podstawę i cel takiego żądania.
Dokument należy przekazać kanałem wskazanym w ogłoszeniu lub bezpośrednio pracodawcy. W przypadku papierowego CV bezpieczniejsza jest zaklejona koperta albo przeznaczona do tego skrzynka niż pozostawienie dokumentów w miejscu dostępnym dla osób nieupoważnionych. Administratorem danych rekrutacyjnych jest pracodawca, a dostęp do nich powinni mieć wyłącznie upoważnieni pracownicy.
- Zakres dokumentów — standardowo wystarczy CV; dodatkowe dokumenty przekazuj tylko wtedy, gdy są uzasadnione celem rekrutacji.
- Sposób dostarczenia — korzystaj z kanału wskazanego przez pracodawcę i nie zostawiaj papierów w ogólnodostępnym miejscu.
- Przechowywanie — dane powinny być przechowywane nie dłużej, niż wymaga tego cel rekrutacyjny, z uwzględnieniem podstawy dalszego przechowywania.