Klauzula w CV nie zawsze ma ten sam zakres: może dotyczyć konkretnej rekrutacji, a wykorzystanie dokumentu w przyszłych naborach wymaga odrębnego, wyraźnego zapisu. O potrzebie jej umieszczenia decydują między innymi podstawa przetwarzania oraz procedura pracodawcy, zwłaszcza gdy zgoda jest już udzielana w formularzu aplikacyjnym.
Kiedy klauzula w CV jest potrzebna
Klauzula w CV może dotyczyć przetwarzania danych w ramach konkretnej rekrutacji, ale nie jest automatycznie potrzebna w każdym przypadku. Jej konieczność zależy od podstawy przetwarzania danych oraz procedury przyjętej przez pracodawcę.
Jeżeli dokument zawiera wyłącznie dane mieszczące się w zakresie prawa pracy, przy bieżącej rekrutacji podstawą przetwarzania są przepisy prawa, a nie odrębna zgoda kandydata w klauzuli. Inaczej może być, gdy pracodawca wymaga określonego brzmienia oświadczenia albo gdy sposób prowadzenia naboru przewiduje dodatkową zgodę. Dlatego przed wysłaniem CV należy sprawdzić wymagania zawarte w ogłoszeniu lub formularzu aplikacyjnym.
Treść klauzuli na bieżącą i przyszłe rekrutacje
Treść klauzuli powinna jasno rozdzielać zgodę na bieżącą rekrutację od zgody na przyszłe nabory. W pierwszym przypadku można wskazać konkretnego pracodawcę i cel prowadzenia rekrutacji na dane stanowisko. Taki zapis nie obejmuje automatycznie innej firmy ani innego administratora danych.
Jeżeli kandydat chce, aby CV było uwzględniane także w kolejnych procesach, potrzebne jest odrębne, wyraźne rozszerzenie zgody dotyczące przyszłych rekrutacji przez wskazaną firmę. Nie należy traktować go jako naturalnej części zgody na bieżący nabór.
- Bieżąca rekrutacja – zgoda odnosi się do konkretnego pracodawcy i celu prowadzenia aktualnego naboru.
- Przyszłe rekrutacje – osobny zapis obejmuje możliwość wykorzystania danych w kolejnych procesach tej samej firmy.
- Cofnięcie zgody – zgodę dotyczącą przyszłych rekrutacji można wycofać w dowolnym momencie.
Dane obowiązkowe i dodatkowe a zakres zgody
Zakres zgody powinien odpowiadać rodzajowi informacji umieszczonych w CV. Dane związane z rekrutacją obejmują między innymi dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje i przebieg zatrudnienia. Jeżeli mieszczą się w zakresie prawa pracy, przy bieżącym naborze ich przetwarzanie nie wymaga odrębnej zgody w klauzuli CV.
| Rodzaj danych | Charakter informacji |
|---|---|
| Dane rekrutacyjne | Kontakt, wykształcenie, kwalifikacje i przebieg zatrudnienia; ich wykorzystanie przy bieżącej rekrutacji może wynikać z przepisów prawa. |
| Dane dodatkowe | Zdjęcie, zainteresowania i linki do profili społecznościowych; ich podanie jest dobrowolne, a zakres zgody powinien obejmować konkretne informacje i cel rekrutacyjny. |
| Szczególne kategorie danych | Informacje o zdrowiu, religii, orientacji seksualnej i poglądach politycznych należą do szczególnych kategorii danych i wymagają szczególnej ostrożności oraz odrębnej oceny podstawy ich przetwarzania. |
Klauzula w CV a formularz aplikacyjny i wymagania pracodawcy
Treść klauzuli w CV powinna być podporządkowana procedurze stosowanej przez pracodawcę. Jeżeli ogłoszenie lub formularz aplikacyjny zawiera własne brzmienie zgody albo wymaga określonego potwierdzenia, należy uwzględnić wskazaną treść, o ile odpowiada ona akceptowanemu sposobowi przetwarzania danych.
W aplikacji online zgoda może mieć formę tekstu do zaakceptowania lub checkboxa. Jeżeli formularz wyraźnie obejmuje przetwarzanie danych na potrzeby rekrutacji, dodatkowa klauzula w załączonym CV może być zbędna. Zależy to jednak od procedury i informacji przekazanych przez pracodawcę.
- Własna treść w ogłoszeniu – zastosuj ją zgodnie z wymaganiami pracodawcy.
- Zgoda w formularzu – sprawdź, czy obejmuje dane przekazywane razem z CV.
- Brak szczegółowych wskazówek – dodatkowa klauzula w pliku CV może uporządkować sposób wykorzystania dokumentu.
Umiejscowienie klauzuli i sprawdzenie jej aktualności
Klauzulę najczęściej umieszcza się w stopce lub na dole CV, tak aby była widoczna, ale nie konkurowała z doświadczeniem zawodowym i wykształceniem. W dokumencie wielostronicowym warto rozważyć powtórzenie jej na każdej stronie, ponieważ poszczególne kartki mogą być drukowane lub przekazywane osobno.
Aktualność formuły sprawdza się przede wszystkim przez odniesienie jej do konkretnej rekrutacji. Wzmianka o ustawie z 1997 roku jest sygnałem, że tekst pochodzi sprzed RODO i wymaga weryfikacji. Klauzula nie wymaga odręcznego podpisu, chyba że pracodawca wyraźnie wymaga innej formy.