Mail z CV powinien jasno wskazywać cel kontaktu i stanowisko, a jego treść łączyć krótką informację o dopasowaniu kandydata z formalnościami dotyczącymi dokumentów. Inaczej konstruuje się wiadomość w odpowiedzi na ogłoszenie, a inaczej aplikację spontaniczną, w której należy wyjaśnić zainteresowanie konkretną firmą i obszarem zawodowym.
Temat wiadomości z CV
Temat wiadomości z CV powinien od razu wskazywać cel aplikacji i nazwę stanowiska. Dzięki temu odbiorca łatwiej rozpoznaje, czego dotyczy wiadomość. Jeśli ogłoszenie zawiera numer referencyjny albo określa wymagany format tematu, należy uwzględnić tę informację lub zastosować podaną instrukcję.
Gdy pracodawca nie narzuca własnych zasad, temat może zawierać także imię i nazwisko kandydata oraz numer referencyjny oferty. Przykładowa forma to: „Doradca sportowy, #14683245, Jan Kowalski”. Najważniejsze jest, aby temat jednoznacznie łączył wiadomość z konkretną rekrutacją.
Treść wiadomości aplikacyjnej
Treść wiadomości aplikacyjnej powinna krótko wyjaśniać cel kontaktu i dopasowanie do oferty. Warto wskazać stanowisko oraz odwołać się do konkretnego ogłoszenia i firmy, aby odbiorca od razu wiedział, której rekrutacji dotyczy wiadomość. Całość powinna być rzeczowa, spersonalizowana i spójna organizacyjnie.
Zwrot grzecznościowy i nawiązanie do oferty
Dobierz zwrot grzecznościowy do adresata wiadomości. Gdy znasz jego imię i nazwisko lub stanowisko, możesz napisać „Szanowna Pani” albo „Szanowny Panie”. Przy nieznanym odbiorcy właściwą formą będzie „Szanowni Państwo”.
Już w pierwszym zdaniu wskaż, że wiadomość dotyczy aplikacji na konkretne stanowisko. Warto podać także nazwę firmy lub numer referencyjny ogłoszenia, jeśli został zamieszczony w ofercie. Dzięki temu rekruter łatwo przyporządkuje wiadomość do właściwej rekrutacji.
Krótka autoprezentacja i uzasadnienie aplikacji
Przedstaw się w jednym lub dwóch zdaniach, wybierając tylko doświadczenie, umiejętności lub osiągnięcie związane ze stanowiskiem. Nie streszczaj całego CV — wskaż atut, który odpowiada wymaganiom oferty i uzasadnia Twoje zainteresowanie aplikacją.
Motywację możesz połączyć z konkretną firmą lub zakresem obowiązków. Krótkie uzasadnienie powinno pokazywać, dlaczego interesuje Cię właśnie ta oferta, bez rozwijania informacji przeznaczonych do CV.
Informacja o załącznikach i zakończenie
Końcowa część wiadomości powinna jasno wskazywać, jakie dokumenty dołączono — na przykład CV, list motywacyjny lub portfolio. Następnie możesz wyrazić gotowość do rozmowy kwalifikacyjnej i przedstawienia szczegółów swojego doświadczenia oraz umiejętności.
Mail zakończ formalnym zwrotem, takim jak „Z poważaniem” albo „Z wyrazami szacunku”, a pod nim umieść imię i nazwisko oraz dane kontaktowe. Dzięki temu odbiorca wie, z kim się kontaktować i w jaki sposób odpowiedzieć na aplikację.
Załączniki do maila z CV
Do maila dołącz przede wszystkim dokumenty wskazane w ogłoszeniu. W treści wiadomości wymień każdy przesłany plik, aby odbiorca mógł szybko sprawdzić komplet aplikacji. Może to być CV, list motywacyjny, portfolio lub referencje, jeśli oferta ich wymaga albo rzeczywiście je przesyłasz.
- CV — najlepiej w formacie PDF, z nazwą zawierającą imię i nazwisko oraz rodzaj dokumentu;
- list motywacyjny — dołączony wtedy, gdy wymaga go ogłoszenie lub gdy jest istotnym elementem aplikacji;
- portfolio lub referencje — tylko jeśli są wymagane albo wspierają daną aplikację.
Jeśli rekrutacja wymaga jednego kompletu dokumentów, można połączyć je w jeden plik PDF. Niezależnie od wybranego rozwiązania nazwy załączników powinny być czytelne, a ich zawartość zgodna z informacją podaną w mailu.
Wzór maila z CV na ogłoszenie o pracę
Szanowni Państwo,
w nawiązaniu do ogłoszenia na stanowisko [nazwa stanowiska] w firmie [nazwa firmy] zgłaszam swoją kandydaturę. Mam doświadczenie w [obszar] oraz umiejętności związane z [kluczowa umiejętność], które odpowiadają wymaganiom przedstawionym w ofercie.
W załączniku przesyłam CV. Chętnie przedstawię więcej informacji o swoim doświadczeniu i kwalifikacjach podczas rozmowy rekrutacyjnej.
Z wyrazami szacunkur>[Imię i nazwisko]r>[Telefon]r>[E-mail]
Mail z CV bez ogłoszenia
Mail z CV bez ogłoszenia powinien jasno wyjaśniać, dlaczego kontaktujesz się z tą firmą, zamiast odwoływać się do nieistniejącej oferty. Wskaż interesujące Cię stanowisko lub obszar zawodowy i krótko uzasadnij, czym przyciągnęła Cię działalność organizacji.
Dodaj informacje o doświadczeniu, umiejętnościach lub celach zawodowych, które mogą być przydatne pracodawcy. Nie przypisuj firmie prowadzonej rekrutacji — przedstaw wiadomość jako zgłoszenie kandydatury na przyszłe lub obecne potrzeby. Na końcu poinformuj o załączonym CV i wyraź gotowość do rozmowy.
Sprawdzenie wiadomości przed wysłaniem
Przed wysłaniem maila z CV wykonaj krótką kontrolę całej wiadomości, a nie tylko jej treści. Sprawdź, czy dane w mailu i dokumentach są ze sobą spójne oraz czy nie pozostały fragmenty skopiowane z wcześniejszej aplikacji.
- Adresat — upewnij się, że wiadomość trafi do właściwej osoby lub firmy.
- Temat i treść — sprawdź literówki, nazwę firmy oraz nazwę stanowiska.
- Poprawność językowa — skontroluj pisownię, gramatykę i interpunkcję.
- Załączniki — potwierdź obecność właściwych, finalnych plików oraz możliwość ich otwarcia.
Szczególną uwagę zwróć na pozostałości po innych wiadomościach: niewłaściwą nazwę organizacji, stanowisko albo nieaktualne sformułowanie. Otwórz załączniki przed wysłaniem i sprawdź, czy zawierają ostateczną wersję dokumentów.